В отраслевых управлениях и отделах центрального аппарата Госгортехнадзора России и его территориальных органах организуется учет информации об авариях, несчастных случаях и утратах взрывчатых материалов с целью сбора, анализа и использования информации об авариях, несчастных случаях и утратах взрывчатых материалов. Учет оперативных сообщений состоит в занесении соответствующей информации в специальные журналы  и компьютерные базы данных АИС ПБ.

Учет оперативных сообщений об авариях, несчастных случаях и утратах взрывчатых материалов должен обеспечивать быстрый поиск необходимой информации за счет предварительной систематизации данных об авариях и несчастных случаях в соответствии с примерным перечнем видов аварий по отраслям (направлениям) надзора и другими критериями анализа аварийности и травматизма, применяемыми в данном подразделении Госгортехнадзора России. Информация об аварии или несчастном случае, учитываемая отраслевыми управлениями (отделами), должна уточняться по результатам рассмотрения материалов расследования («Положение о порядке представления, регистрации и анализа в органах Госгортехнадзора России информации об авариях, несчастных случаях, инцидентах и утратах взрывчатых материалов» п. 7.2) с целью обеспечения возможности ее последующего использования при осуществлении государственного регулирования промышленной безопасности.

Ежемесячно, в срок до 5 числа следующего месяца, отраслевые управления (отделы) центрального аппарата Госгортехнадзора России осуществляют сверку информации, принятой ими к учету, с данными Объединенной диспетчерской службы  Госгортехнадзора России. Для осуществления учета и уточнения оперативных сообщений об авариях, несчастных случаях и утратах взрывчатых веществ, а также учета и хранения материалов расследования этих происшествий решением руководителя соответствующего подразделения Госгортехнадзора России из числа его специалистов назначаются ответственные лица, с занесением соответствующей записи в их должностные инструкции. Факт передачи оперативного сообщения об аварии, несчастном случае или утрате взрывчатых материалов является основанием для проведения расследования причин данного происшествия в установленном порядке и его учета в органах Госгортехнадзора России. Решение о снятии оперативного сообщения с учета в органах Госгортехнадзора России может быть принято Техническим управлением Госгортехнадзора России по представлению соответствующего отраслевого управления (отдела).

Решение о снятии с учета оперативного сообщения об аварии может быть принято в случае, если при расследовании ее причин установлено несоответствие характера случившегося происшествия признакам аварии, определяемым в соответствии со статьей 1 Федерального закона «О промышленной безопасности опасных производственных объектов» и «Положением о порядке технического расследования причин аварий на опасных производственных объектах». Снятие с учета несчастного случая осуществляется в соответствии с требованиями «Положения об особенностях расследования несчастных случаев на производстве в отдельных отраслях и организациях» Снятие с учета оперативного сообщения об утрате взрывчатых материалов осуществляется Техническим управлением по представлению Управления по надзору в горнорудной промышленности Госгортехнадзора России в установленном порядке с последующей передачей информации в Объединенную диспетчерскую службу.

При передаче территориальным органом Госгортехнадзора России в Объединенную диспетчерскую службу информации об авариях, несчастных случаях, утратах взрывчатых материалов с нарушением установленных сроков дополнительно представляется информация о причинах нарушения срока передачи информации и принятых мерах по предотвращению аналогичных нарушений. Техническое управление Госгортехнадзора России ежеквартально обобщает и передает руководству Госгортехнадзора информацию о происшедших авариях и несчастных случаях на подконтрольных предприятиях. По итогам года такая информация обобщается Техническим управлением Госгортехнадзора России до 15 января следующего года. Территориальные органы Госгортехнадзора до 4 января осуществляют телефонную сверку итоговой информации по аварийности, травматизму и утратам взрывчатых материалов с данными Технического управления. Управление по надзору в горнорудной промышленности Госгортехнадзора России ежеквартально обобщает и направляет руководству Госгортехнадзора России информацию об утратах взрывчатых веществ. По итогам года такая информация обобщается до 15 января следующего года. При необходимости производится ее сверка с данными территориальных органов Госгортехнадзора. Внесение изменений в отчетность по аварийности, травматизму, утратам взрывчатых материалов после подведения годовых итогов не допускается.