Материалы расследования причин аварий, несчастных случаев, утрат взрывчатых материалов, поступившие в центральный аппарат Госгортехнадзора России, подлежат обязательной регистрации в Объединенной диспетчерской службе Госгортехнадзора России и затем передаются в соответствующее отраслевое управление (отдел) для изучения и анализа.

Объединенная диспетчерская служба регистрирует материалы расследования в специальном журнале, вносит соответствующую информацию в компьютерные базы данных и не позднее одного дня с момента получения материалов расследования передает их в отраслевое управление (отдел) центрального аппарата по принадлежности (под роспись в журнале). Отраслевое управление (отдел) на основании материалов расследования производит необходимую корректировку ранее зафиксированной информации об аварии или несчастном случае. Внесенные изменения передаются в Объединенную диспетчерскую службу для корректировки информации в компьютерных базах данных.

Хранение материалов расследований аварий, несчастных случаев, утрат взрывчатых материалов осуществляется в отраслевых управлениях (отделах) центрального аппарата и территориальных органах.  Материалы расследования, а также их опись, хранятся в соответствующем подразделении в течение двух лет, а материалы расследования крупных аварий с тяжелыми последствиями — не менее пяти лет.

По истечении указанных сроков материалы расследования представляются в установленном порядке подразделениями центрального аппарата на рассмотрение Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) Госгортехнадзора России, по заключению которой выносится решение о целесообразности их дальнейшего хранения в установленном порядке (Инструкции по делопроизводству в центральном аппарате Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору. РД-22-05-2006). В территориальных органах Госгортехнадзора России принятие решения о целесообразности дальнейшего хранения материалов расследования причин аварий и несчастных случаев или их передачи в архив осуществляется в порядке, устанавливаемом руководителем территориального орган.